貸し会議室を選ぶときのポイントは何ですか?貸し会議室選びのポイントは立地や機材、使いやすさなどを確認。

セミナーや新人研修、大事な会議など、貸し会議室を利用する機会はなにかと多いもの。ネットで検索すれば、貸し会議室の検索サイトはたくさん出てきますよね。では、貸し会議室を利用するときは、どんなことに注意して選べば良いのでしょうか。

【立地】
参加者に負担をかけないように、駅から近くて分かりやすい場所にある会議室を選びましょう。参加者はさまざまな場所から訪れるので、アクセスの良いターミナル駅近くであることや駐車場を完備していること、周辺にレストランがあるといった場所が良いでしょう。

なかには、かなり遠くから訪れる参加者もいると思われるので、近くにホテルやコンビニなどもあると便利です。立地条件の良い貸し会議室は、もちろん人気があるので早めに予約を入れましょう。

【事前に機材をチェックしておこう】
パソコンとプロジェクターを繋いで、説明などをする機会は多いですよね。このとき、パソコンとプロジェクターの規格が合致しているかを事前にチェックしておきましょう。古い貸し会議室を利用する場合、プロジェクターの規格も古いことが多く、自前のパソコンが対応できないことがあるのです。

機材トラブルによって時間が無駄になってしまった、というケースは避けたいですよね。もし機材の調子が悪くなった場合、どこまでサポートしてもらえるのかもチェックしておきましょう。

【使いやすさ】
空調を部屋ごとに調整できたり、室内のレイアウトを自由に変更できたりすると便利です。また、会議室で食事はできるのか、ケータリングは利用できるのかも確認しましょう。ホテルの会議室・貸し会議室の専門会社などでは、食事や受付けなどをオプションとしてつけられる場合が多いです。

【キャンセル料】
貸し会議室の予約を入れるときは、キャンセル料はいつから発生するのか、いくらかかるのかも一緒に確認しておきましょう。一般的に、期日が近くなるほどキャンセル料も高くなってしまいます。もし、キャンセルするのなら早めに伝えるようにしましょう。