貸し会議室を利用しようと思い調べた結果、3箇所が候補になっています。この中から一つに絞ろうと思うのです

まず、初めて使う貸し会議室については、原則、下見をすることをお勧めします。ネットなどで、会議室の大きさ、収容人数、写真イメージに加え、費用などの最低限の情報は掲載されていますが、行ってみなくては分からないこともあるからです。

通常、貸し会議室の下見でチェックするポイントは、下記の通りです。

・アクセス:
最寄駅などからのアクセスがよいか。初めての人でも迷わない導線か。会議後に別の場所に移動することが想定されている場合は、そこへの導線がよいか。車で来る人が多い場合、駐車場はあるかなど。

・必要な設備有無とそのスペック:
単に、プロジェクター、マイク、ホワイトボード、音響設備などといったものの有無だけではなく、たとえばプロジェクターであれば、どのタイプ(投影タイプか、PCから直接出力するタイプか?)で、部屋に何台あり、どこにあるか?マイクであれば、有線か無線かピンか。

何本まで借りれるか。など、細かい点についてまで確認しておきます。また、トイレやタバコスペース、クロークなどについても、会議の対象人数や参加者層に応じて問題ないか、確認します(女性が多い会議の場合、女性トイレは十分か?など)

・会議室のレイアウトイメージ:
たとえば、同じ大きさの部屋でも、スクール形式とシアター形式では、収容人数が変わります。会議目的に応じたスタイルをとった場合に、どういったイメージになるか、会議室の広さが十分かを確認します。また、控室などの別室を借りる場合、そちらの広さやスペック、会議室との導線も確認しておきましょう。

・ケータリング:
提携しているケータリングサービスがあるか。ある場合、メニューと単価。ない場合、ペットボトルなど持ち込み可能か。ゴミの処理方法などを確認します。

・スタッフ:
AV機器系のセットアップや操作は自分たちでやる必要があるか?会議室の人がサポートしてくれるのか?その場合、費用がかかるか?などを確認します。

・費用:
必要設備などを含めた見積もりをもらい、予算内に収まるか確認します。また、借りる時間には、事前準備、事後片付けの時間も多めに入れておく必要があります。会議そのものは2時間でも、前後1時間ずつ入れると、4時間となり、想定費用に収まらなくなった、、、といった失敗が、会議室初心者の方にはたまにあるようです。

上記はあくまで一般的なチェックポイントで、もちろん、会議の内容や特殊性によっては、たとえば、同時通訳ブースが設置できるか?企業などのブランドイメージに合っているか?といった項目も確認が必要になります。